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  • Dr. Andrea Marlière

Nachbesserungsbedarf bei IKZ-Vertrag


Die Verwaltung hat den Antrag eingebracht mit dem Ziel, ab Oktober die Zentrale Submission sowie das Qualitätsmanagement bei der Ausschreibung und Vergabe öffentlicher Aufträge für die Stadt Steinbach (Taunus) durchzuführen. Dazu soll eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung geschlossen werden.

Um es gleich vorweg zu sagen: Die KfB wird klar gegen diesen Antrag votieren - und zwar aus drei Gründen:

Unklarer Prozesszuschnitt

Grundsätzlich steht die KfB der Idee der Interkommunalen Zusammenarbeit positiv gegenüber. Dadurch lassen sich Kosten senken und Synergien heben. Und wenn man sich die Fachliteratur aus der öffentlichen Verwaltung ansieht, ist gerade der Vergabeprozess als Ganzes aufgrund der relativ guten Standardisierbarkeit und der in der Regel je nach Größe der Kommune hohen Fallzahlen ein guter Kandidat für eine Auslagerung.

Allerdings gilt dies für den Vergabeprozess als Ganzes und nicht nur für den Teil der Submission. Ich beziehe mich hier im Übrigen auf einen Vortrag der Vergabeberatungsstelle auf dem Kölner Vergabetag vom 12.09.2017. Was gehört nun zum Vergabeprozess?

  • Fragestellungen im Vorfeld der Beschaffungen (Verfahrensstrukturierung, Wahl der Vergabeart, Eignungs- und Zuschlagskriterien….)

  • Bekanntmachung

  • Zusammenstellung und Upload der Vergabeunterlagen

  • Beantwortung von Bieteranfragen

  • Submission

  • Auswertung (Lph 7), Vergabedokumentation

  • Herbeiführen evtl. Beschlüsse der pol. Gremien

  • Übergabe Auftrags-LV und Auftragsschreiben an die jeweiligen Verantwortlichen zur Umsetzung

Die Submission selbst ist also lediglich ein Teil des gesamten Vergabeverfahrens.

Einen in sich geschlossenen Prozess zu zerstückeln und Teile davon fremdzuvergeben, ist in der Regel mit Ineffizienzen verbunden. Schnitte in Prozesse erzeugen unnötige Rückfragen, fehlerhafte Bearbeitung und Redundanzen.

Fehlendes Konzept für die IKZ

Die Stadt Kronberg ist bereits seit einigen Jahren für die Stadt Steinbach und die Stadt Königstein im Bereich der Kasse und des Standesamts tätig. Hier wurden nach den ersten Erfahrungen bereits Anpassungen im Abrechnungsmodell vorgenommen.

Seit spätestens Mitte 2016 fragt nicht nur deshalb die KfB im HFA immer wieder nach einem Gesamtkonzept für die IKZ. In 2016 und 2017 wurde uns seitens der Verwaltung mitgeteilt, dass man zusammen mit anderen beteiligten Kommunen an einem Gesamtkonzept arbeite. In der letzten HFA-Sitzung wurde dann jedoch auf Nachfrage erläutert, dass dieses Konzept nicht zustande gekommen sei, weil bei den beteiligten Kommunen unterschiedliche Auffassungen über die Umsetzung eines solchen Vorgehens bestanden haben.

Dieser Sachverhalt ist sicher nachvollziehbar; allerdings enthebt dies die Verwaltung nicht, nun zunächst mit einem eigenen Konzept die Fragestellung der IKZ aus Sicht Kronbergs darzulegen. Will Kronberg künftig Aufgaben anderer Kommunen übernehmen? Wenn ja, welche? Soll dies ausschließlich kostendeckend geschehen? Welche Kosten sind dabei einzurechnen? Lediglich ein Stundenlohn oder auch der IT Arbeitsplatz, anteilige Raummieten, Managementkapazität? In welchen Fachbereichen möchte man ggf. auch die Unterstützung anderer Kommunen beanspruchen? Wer setzt die Qualitätsstandards für die erstellten Leistungen? Fragen über Fragen – allesamt sicher sinnvoll, um mit einem eigenen Plan IKZ anzubieten.

Doch im vorliegenden Fall handelt es sich nun eher um eine zufällige Opportunität. Nur weil die Stadt Steinbach einen Mitarbeiter verliert, der unter anderem einen Teilprozess der Vergabe betreut hat, springt die Stadt Kronberg in die Bresche und bindet sich für die nächsten 5 Jahre.

Die KfB meint: Ohne eine mit den Stadtverordneten abgestimmte generelle Linie bei der IKZ sollte es keine Übernahme von „Gelegenheitsjobs“ geben. Wir binden uns hier sonst wieder einmal Komplexität „ans Bein“ in einem Fachbereich, von dem zumindest bisher nicht bekannt war, dass er freie Kapazitäten hat.

Betriebswirtschaftliche Betrachtung

Dem Vereinbarungsentwurf ist zu entnehmen, dass für die Aufgabe der sog. Zentralen Submission eine Pauschale in Höhe von 4000 Euro in Rechnung gestellt wird. Dies sei gem. der Stundensätze lt. KgSt auskömmlich und kostendeckend. Die Übernahme des Qualitätsmanagements würde nach Aufwand fallbezogen abgerechnet werden.

Laut Angabe von Herrn Feldmann im HfA am 30.8. 2018 hat die Verwaltung mit einem Stundensatz von 67,50 Euro kalkuliert (Empfehlung KGSt). Mit der Stadt Steinbach seien max. 10 Submissionen pro Jahr vereinbart. Es werden also knapp 6 Stunden pro Vorgang kalkuliert. Schauen wir uns nun mal den Vorgang an, wie er uns im HFA geschildert wurde:

Kronberg nimmt die Unterlagen für jede Ausschreibung von Steinbach entgegen und sichtet sie grob. Evtl. fallen Rückfragen an. Die Unterlagen werden dann auf eine elektronische Vergabeplattform hochgeladen, unter Angabe der Fristen und mit Kontrolle der Vollständigkeit. Kronberg ist bis Ablauf der Frist – je nachdem, um welche Art der Vergabe es sich handelt – zumindest auch Ansprechpartner für formale Fragen. Dann werden die eingegangenen Angebote entgegengenommen, auf Vollständigkeit und Fristeinhaltung geprüft. Je nach Art der Ausschreibung haben diejenigen, die ein Angebot abgegeben haben, ein Anrecht auf die öffentliche Darlegung der Unterlagen. Bei der Eröffnung wird zunächst vom Verhandlungsleiter geprüft, ob die Umschläge unversehrt sind. Danach werden die Umschläge geöffnet, die Angebote entnommen und der Angebotspreis, Name und Wohnort des Unternehmers laut verlesen und in die Niederschrift eingetragen. Es ist festzuhalten, ob auch Änderungsvorschläge oder Nebenangebote eingereicht wurden. Alle geöffneten Angebote werden eindeutig gestanzt bzw. mit einer elektronischen Signatur versehen, damit verhindert wird, dass einzelne Dokumente nachträglich hinzugefügt oder verändert werden.

Bei dem Eröffnungstermin wird eine Niederschrift gefertigt, in der die Ergebnisse und eventuelle Einwände festgehalten werden. Bietern sind nach Antragstellung die Namen der Bieter sowie die verlesenen und die nachgerechneten Endbeträge der Angebote sowie die Zahl ihrer Nebenangebote nach der rechnerischen Prüfung unverzüglich mitzuteilen. Sicher wird auch noch aufgrund des 4 Augen-Prinzips Herr Feldmann oder eine andere Führungskraft über die Ergebnisse sehen, bis diese dann an die Stadt Steinbach weitergeleitet werden.

Wer glaubt, dass er diese Arbeitsvorgänge – die natürlich verteilt auf unterschiedliche Tage stattfinden – innerhalb von knapp 6 Stunden und dazu teilweise mit doppelter Besetzung – durchführen kann, muss schon sehr optimistisch sein. Hin und wieder notwendige Schulungsmaßnahmen der Mitarbeiter, IT Ausstattung der Arbeitsplätze, anteilige Managementkapazität von Herrn Feldmann für die generelle Leistungsbeziehung zwischen der Stadt Kronberg und der Stadt Steinbach lasse ich mal außen vor.

Natürlich kann man sich solche Bedingungen auch „schönrechnen“: Herr Feldmann erläuterte im HFA, dass man die 4000 Euro auch erhalte, wenn weniger als 10 Vergabeprozesse stattfinden würden; die durchschnittliche Fallzahl sei geringer.

Dem möchte ich allerdings entgegenhalten, dass im vorliegenden Vertragsentwurf weder die Maximalanzahl noch überhaupt irgendeine Fallzahl eingearbeitet wurde. Vielmehr wurde darauf verwiesen, dass – sollten die Preise nicht auskömmlich sein – man im gegenseitigen Einvernehmen – über eine Anpassung sprechen würde.

Ferner fehlt im vorliegenden Vertrag jegliche Haftungsbegrenzung bzw ein Haftungsausschluss – soweit dieser überhaupt möglich ist.

Die von mir geschilderten Prozesse sind ebenfalls nicht Bestandteil des Vertrags sondern wurden im HFA von Herrn Feldmann erläutert. Der Entwurf sieht lediglich vor, dass man sich über die genauen Prozesse noch abstimmen werde. Alleine die Fragestellung, ob und wenn ja in welchem Umfang die Verwaltung in Kronberg z.B. bei Anfragen Auskunft erteilen darf oder nicht, spielt jedoch eine wichtige Rolle bei der Frage der Haftung.

Der vorliegende Entwurf hat aus Sicht der KfB sowohl unter Kosten- als auch Haftungserwägungen heraus noch Nachbesserungsbedarf (Festlegung Maximalgrenze unter 10, Anlage mit konkreten Prozessen, Regelung der Haftungsübernahme).

Fazit:

Der KfB fehlen sowohl ein schlüssiges Gesamtkonzept der Verwaltung, wie wir in der Zukunft mit dem Thema IKZ umgehen werden. Der vorliegende Vertragsentwurf sollte überarbeitet werden um klare Prozessabgrenzungen, eine besseres Preismodell (z.B. maximale Fallzahlen) sowie klare Haftungsregelungen.

Wortbeitrag von Dr. Andrea Marlière in der Stadtverordnetenversammlung am 13.9.2018

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